Обращаем ваше внимание, что с 1 июля вступает в силу новый ГОСТ Р 7.0.97–2016. Он ввел 4 новых реквизита и изменил требования к 10, которые вы использовали раньше. Прежний ГОСТ Р 6.30–2003 теряет силу.


Ошибетесь в названии компании, неправильно укажете место создания или забудете поставить дату — документ признают недействительным. Такие же последствия будут, если напечатаете дату в грифе утверждения, а руководитель утвердит документ без подписи составителя.

Как оформлять 4 новых реквизита

С 1 июля 2018-го проставляйте на кадровых документах 4 новых реквизита:

· наименование структурного подразделения — автора документа;

· наименование должности лица — автора документа;

· гриф ограничения доступа к документу;

· отметка об электронной подписи.

«Наименование структурного подразделения», «Наименование должности лица». Эти реквизиты используйте, когда создаете документы в отделе кадров или пишете их от имени сотрудника отдела.

Название отдела и наименование должности указывайте под наименованием организации.

Гриф ограничения доступа к документу. Этот реквизит ставьте на документах ограниченного пользования. Они содержат информацию, доступ к которой ограничен законом, поэтому на них должна быть отметка о конфиденциальности.

Гриф ограничения доступа проставляйте и на кадровых документах. Они содержат персональные данные сотрудников и поэтому являются документами ограниченного пользования.

Проставляйте новый реквизит в правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа или сопроводительного письма к нему. Укажите:

· ограничительную надпись: «Персональные данные», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Государственная тайна» и т. д.;

· номер экземпляра документа;

· другую информацию об особенностях работы и хранения документа.



Отметка об электронной подписи. Этот реквизит используйте, чтобы визуализировать подпись на электронном документе. Использовать такую отметку распорядились Минкомсвязи и ФСО, приказ от 27.05.2015 №186/258.

Когда электронный документ появляется на мониторе или на бумаге, при распечатке в месте, где должна быть подпись должностного лица, программа воспроизводит отметку о подписи. Чтобы реализовать эту функцию в системе, обратитесь к разработчикам.

Чтобы оформлять кадровые документы по требованиям нового ГОСТа, поправьте в шаблонах документов 10 реквизитов, которые использовали раньше. Как это сделать, покажем на примерах.

Дата документа. Дату документа записывайте, как и прежде, в последовательности: день, месяц, год. Способов два:

1. Арабскими цифрами через точку: 03.07.2017.

2. Словесно-цифровым способом: 3 июля 2017 г.

Ранее в цифрах до десяти впереди нужно было писать ноль: «03 июля». В новом ГОСТе этого требования нет.





Адресат. Если направляете письмо руководителю компании, укажите в реквизите «Адресат» наименование его должности, которое включает наименование компании, в дательном падеже, а затем его фамилию и инициалы. Ранее инициалы проставляли перед фамилией.

Вопрос «на засыпку». Где ставить инициалы, ДО или ПОСЛЕ?



Если направляете письмо по электронной почте или факсу без досылки по почте, почтовый адрес не указывайте. Теперь вы можете указать только адрес электронной почты.

Гриф утверждения. Если документ утверждает коллегиальный орган, в реквизите «Гриф утверждения» укажите наименование органа, который утвердил документ, дату и номер протокола в скобках. Раньше стандарт не требовал указывать реквизиты протокола.

Так же оформляйте реквизит «Гриф согласования документа».

Отметка о приложении. В распорядительных документах в тексте при первом упоминании документа-приложения укажите в скобках: «(приложение)» или «(приложение 1)». Перед номером приложения можете ставить знак номера: «(приложение № 1)».

На первом листе документа-приложения укажите, что он прилагается к основному документу.

Печать. Проверьте, как ставите оттиски печати на кадровых документах. Новый ГОСТ прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на наименовании должности.

Отметка об исполнителе. На тех кадровых документах, которые вы подготовили, ставьте отметку об исполнителе. Укажите свои фамилию, имя, отчество и номер телефона. Новый ГОСТ рекомендует дополнить отметку наименованием должности, подразделения и электронным адресом.



Отметка о заверении копии. С 1 июля 2018 года, когда заверяете копию кадрового документа, указывайте реквизиты дела, в котором находится подлинник документа. Старый ГОСТ этого не требовал.

Как заверить копию трудовой книжки. Копии трудовых книжек, которые сотрудники представляют в другие компании, обязательно заверяйте печатью организации. В отметке о заверении компии вы должны указать, что трудовая книжка хранится в вашей компании. Так как трудовые вы храните в несгораемом шкафу, отдельно от других документов и не формируете их в дело, то номера дела в отметке не будет.

Отметка о направлении в дело. Отметку оформляйте после того, как завершили работу с документом.

Теперь индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещаете документ на хранение, дополняйте указанием года.

Не забывайте указывать должность того, кто оформил отметку, а не только подпись и дату.

Новый ГОСТ разрешает дополнить отметку краткими сведениями о характере исполнения документа.

Остальные реквизиты оформляйте по-прежнему, новый ГОСТ их не изменил.