Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Записи в трудовую книжку вносятся в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее - ТК РФ).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка является документом, который необходимо предъявлять при поступлении на работу, за исключением случаев трудоустройства по совместительству, и трудоустройства впервые.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В трудовую книжку вносятся сведения:

о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

о работе: приём на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, а также основание прекращения трудового договора.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Сведения о наложенных на работника взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев увольнения.

С вносимыми в трудовую книжку записями о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Если была сделана неправильная или неточная запись, то исправить её должен работодатель, сделавший данную запись, либо работодатель по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Для исправления записи в разделах трудовой книжке, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивания не допускаются, для этого пишется "Запись за № таким-то недействительна" и вносится правильная запись.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт. статьи ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).

При получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке и книге учета.

В случае задержки выдачи трудовой книжки работодатель обязан оплатить время вынужденного прогула, поскольку без трудовой книжки невозможно трудоустроиться.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Работодатель также не песет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ (прогула, то есть отсутствия па рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)) или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ (осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу) и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.